Счета, акты и документы
Как выставляется счёт и что в нём, где взять акт, как подключить ЭДО, какие письма приходят об оплате и что бывает при просрочке.
Все документы по деньгам живут на странице «Платежи и документы» (пункт «Платежи» в меню кабинета). Сверху карточка тарифа, ниже реквизиты плательщика, блок «Счета и документы», «Что входит в обслуживание» и «История платежей». Пока платформа обслуживает вас бесплатно, на странице стоит плашка «Сейчас мы обслуживаем вас бесплатно, счета не выставляются», и блоков со счетами нет.
Две плитки над списком: «Ежемесячно» (сумма абонентской платы за месяц) и «К оплате сейчас» (долг по выставленным, частично оплаченным и просроченным счетам).
Как завести плательщика
- Откройте «Платежи». Если реквизитов ещё нет, наверху будет форма «Реквизиты для счетов».
- Введите ИНН: 10 цифр это организация, 12 цифр это ИП, тип платформа определит сама. Дальше КПП (у организации) или ОГРНИП (у ИП), название как в реквизитах и «Почта для счетов и актов».
- Отметьте «Принимаю условия оферты № … от …» (текст оферты открывается по ссылке рядом) и нажмите «Сохранить реквизиты».
- После сохранения реквизиты показываются только для чтения: «ИНН · КПП · документы на почту». Поменять их можно через нас, на странице так и написано.
Счёт, отчёт и акт
Счёт выставляется на месяц; срок оплаты 7 календарных дней, просрочка начинается с восьмого дня. В строке счёта: «№ N от даты», период и «оплатить до», статус и три ссылки на PDF: «Счёт», «Отчёт» (отчёт о выполненных работах, приложение к счёту) и «Акт». Оплатить счёт можно по QR-коду прямо из приложения банка.
Письмо со счётом приходит на почту плательщика с темой «Счёт № N за месяц», в нём два файла: счёт и отчёт. Акт приходит отдельным письмом «Акт за месяц» после окончания месяца, оплаты он не ждёт. Если в течение 5 рабочих дней возражений не поступит, услуги считаются принятыми, подписывать и присылать акт обратно не нужно.
Статусы счёта: «Выставлен», «Оплачен частично» (рядом видно, сколько оплачено), «Оплачен», «Просрочен», «Аннулирован». У аннулированного счёта ссылки «Акт» нет.
Тариф включается по факту поступления денег, а не по выставленному счёту: обычно это следующий рабочий день после перевода.
Электронный документооборот
Акты можно получать через ЭДО вместо почты. Приглашение к обмену от нас уходит вашему плательщику само, принять его нужно у вашего оператора ЭДО; через роуминг между операторами подтверждение занимает до 20 рабочих дней. Пока связь не подтверждена, акты идут почтой. После подтверждения акты приходят в вашу систему ЭДО на подпись, и правило «5 дней молчания» на них не действует.
Статус подключения ЭДО в кабинете не показывается: если сомневаетесь, что приглашение дошло, напишите нам через «Обращения».
Напоминания и просрочка
Об оплате напоминают письма на почту плательщика, не чаще одного в день: «Счёт № N: срок оплаты через 2 дня», «Счёт № N: сегодня последний день оплаты», «Счёт № N просрочен» и затем каждые 7 дней «Счёт № N всё ещё не оплачен».
Просроченный счёт останавливает правки: редактор пишет «Счёт № N просрочен, поэтому правки сайта пока недоступны», на «Платежах» стоит плашка о просрочке. Не работают правки, публикация и подготовка материалов (статьи, дизайн из Figma, импорт магазина, перенос сайтов). Сам сайт, заявки, ассистент сайта и обновление цен с площадок продолжают работать.
Блокировка снимается сразу после того, как оплата отмечена в системе: по сверке с банком, которую мы делаем несколько раз в день, или вручную. Если перевод сделан, а правки не вернулись на следующий рабочий день, напишите нам с номером счёта.
Что вы увидите
«Что входит в обслуживание»: список услуг с ценой, привязкой к сайту или пометкой «Все сайты» и сроком «/ N мес» у многомесячных.
«История платежей»: каждое поступление строкой «Оплата» с суммой и датой, возврат строкой «Возврат» и суммой со знаком минус. Блок появляется с первого платежа.
Что важно знать
- Реквизиты заводит владелец или администратор компании; агентство за клиента этого сделать не может. Если старших ролей в компании нет ни у кого, форму видит любой участник.
- Физическому лицу счёт пока не выставляется: оплату картой подключаем вместе с кассой. Оплатить можно как ИП или организация, либо написать нам.
- Счёт готовится первого числа за месяц вперёд; по умолчанию его выпускает наш сотрудник, поэтому письмо приходит в рабочее время, а не ровно в полночь.
- Если тариф вашей компании ведёт менеджер по договору, состав счёта берётся из пакета услуг, и выбора тарифа на странице нет.
Частые вопросы
- Где скачать счёт? «Платежи» → «Счета и документы» → ссылка «Счёт» в строке нужного месяца. Тот же PDF приходил письмом «Счёт № N за месяц».
- Что такое «Отчёт» рядом со счётом? Отчёт о выполненных работах, приложение к счёту: что именно оказано за период. Для оплаты он не нужен, для бухгалтерии полезен.
- Когда придёт акт? После окончания месяца, отдельным письмом или через ЭДО, независимо от того, оплачен ли счёт. Ссылка «Акт» в строке счёта доступна и раньше.
- Мы оплатили, а статус всё ещё «Выставлен»? Деньги ещё не дошли или сверка с банком ещё не прошла, обычно это следующий рабочий день. Прошло больше двух рабочих дней, напишите нам с номером счёта.
- Можно ли изменить почту для документов? Через нас: напишите в «Обращения», поправим реквизиты плательщика.
Если не сработало
- Формы «Реквизиты для счетов» нет, а плательщика ещё не заводили. Либо у вас нет права распоряжаться деньгами компании (нужна роль владельца или администратора), либо приём реквизитов из кабинета ещё не открыт, тогда напишите нам.
- ИНН не принимается. Проверяется контрольная сумма: у организации 10 цифр и КПП, у ИП 12 цифр и ОГРНИП из 15 цифр. Сверьте с выпиской.
- Акт не приходит в ЭДО. Приглашение от нас ещё не принято у вашего оператора или роуминг между операторами не завершён; до подтверждения акты идут почтой. Проверьте входящие приглашения в своей системе ЭДО.
- Правки заблокированы, хотя счёт оплачен. Оплата ещё не отмечена: подождите следующего рабочего дня или напишите нам с платёжкой.